Information préalable :
Contrairement à une idée reçue (mais aussi à ce que l'on essaie de vous faire croire), il n'existe pas de loi obligeant une entreprise à s'équiper ni même à conserver un système informatique pour sa comptabilité ou sa caisse.
En revanche, une entreprise qui utilise un système de caisse informatique (caisse enregistreuse) doit obligatoirement utiliser un système certifié NF525.
Pourquoi s'équiper d'un système informatique ?
Encore aujourd'hui, beaucoup de dirigeants de salons n'ont pas compris l'importance de maîtriser la gestion d'entreprise.
D'ailleurs, le mot même de gestion d'entreprise n'est pas clair et est souvent assimilé à la gestion comptable. Voilà pourquoi beaucoup de salons utilisent leur système informatique pratiquement que pour comparer leurs résultats entre deux périodes.
Si la comparaison est utile, elle n'explique pas pourquoi ni comment corriger les écarts ; elle ne permet donc pas l'anticipation.
Qu'entend-on par gestion ?
En quoi cela consiste-t-il et quelles sont les conséquences pour l'entreprise ?
La gestion comprend l'ensemble des outils et des stratégies commerciales mis en place en amont pour arriver au résultat comptable.
Ce qui veut dire que la comptabilité n'est qu'une finalité, pas un moyen.
Les résultats comptables (chiffres) traduisent une bonne ou mauvaise gestion. Pour un chef d'entreprise, la priorité est de définir l'organisation et les stratégies qui vont permettre le résultat comptable.
Pour prendre une métaphore : un bon coiffeur (ou une bonne coiffeuse) sans une bonne gestion ne pourra jamais exploiter tout le potentiel de son salon et donc optimiser son résultat.
Au final, la différence est énorme et se chiffre en moyenne entre 15 et 20 % de chiffre d'affaires gagné ou perdu. Pas besoin de vous dire qu'à notre époque cela peut faire toute la différence.
La comptabilité est la photographie des résultats financiers (chiffre d'affaires - frais de fonctionnement = résultat).
Pour être un bon chef d'entreprise, il est indispensable d'être :
- Un bon coiffeur (ou une bonne coiffeuse),
- Un bon gestionnaire,
- Attentif à sa comptabilité.
Sans un outil informatique, il est impossible d'être un bon gestionnaire.
Comment choisir un logiciel ?
Nous l'avons vu, le logiciel doit être un outil de gestion avant d'être un outil comptable.
Problème : les logiciels que l'on trouve sur le marché sont tous orientés essentiellement vers l'analyse financière des résultats (la comptabilité). Cette approche de la gestion à partir des résultats comptables nécessite d'avoir une bonne formation en comptabilité et beaucoup de temps pour analyser les données afin d'en tirer profit.
Aucun logiciel ne correspondant à nos besoins réels, Communauté Coiffure a décidé de développer son propre logiciel basé en priorité sur la gestion.
La technologie d'aujourd'hui permet de construire des outils « intelligents », capables de détecter seuls les points faibles du salon, d'alerter sur les causes possibles, les solutions envisageables et le marketing adapté. En clair, faire le boulot à votre place (merci la technologie).
Prenons un exemple. Le système détecte que le salon a un point faible : le nombre de visites par an par cliente est moins bon que la moyenne nationale.
Les clientes du salon viennent en moyenne 4 fois par an alors que la moyenne nationale est de 4,6 visites par an par cliente, soit -0,6 visite.
À priori, rien de bien grave… et pourtant : -0,6 visite/an/cliente sur un fichier de 400 clientes représente 240 visites perdues.
Avec une fiche moyenne femme de 47 € :
47 € × 240 = 11 280 € perdus.
Le système va analyser le rythme de visite de chaque cliente et envoyer une alerte au salon dès qu'une cliente a dépassé son délai habituel entre deux visites. Cela permet au salon de relancer chacune de ses clientes au bon moment.
Résultat : non seulement le salon gagne 1 visite supplémentaire par an par cliente, mais il va également rattraper en moyenne 90 % (1) des clientes qu'un salon perd en moyenne chaque année.
(1) Un salon perd en moyenne 10 % de ses clients par an. Parmi ces clients, environ 10 % sont définitivement perdus (déménagement, déçus, décédés…), mais les 90 % restants sont tout simplement des personnes « pas très fidèles » qui se laissent facilement tenter par une expérience dans un autre salon. Ces clients sont facilement rattrapables s'ils sont relancés au bon moment.
Il ne s'agit que d'un exemple d'une source de développement facile à aller chercher ; nous aurions pu en prendre d'autres, comme le taux de pénétration des services (nombre de clients d'un service), le taux de fidélisation, les ratios services, etc.
Cumulées, ces analyses permettent à un salon d'augmenter son chiffre d'affaires d'en moyenne 10 à 20 % et ses marges en moyenne de 16 à 19 % sans même avoir besoin de recruter de nouveaux clients.
La caisse informatique
Comme nous vous le disions en introduction, il n'est pas obligatoire d'avoir une comptabilité informatique (caisse enregistreuse). La comptabilité quotidienne d'un salon étant très simple et se résumant globalement aux tickets de caisse et aux modes de règlement, il n'est pas absolument nécessaire d'utiliser un système informatique.
Le salon peut tout à fait se contenter de transmettre au comptable le chiffre d'affaires du mois réparti sur les modes de paiement et d'archiver ses tickets de caisse en cas de contrôle.
Nous avons donc séparé l'outil de gestion de la caisse enregistreuse, qui est une option. L'objectif premier de Communauté Coiffure était de créer un outil qui vous permette réellement de développer votre chiffre d'affaires et vos marges. Vous avez le choix d'ajouter ou non l'option caisse enregistreuse.
En résumé
Utiliser un logiciel d'analyses est devenu indispensable :
- Parce que dans le contexte actuel, la rentabilité d'un salon de coiffure est faible ; nous devons donc exploiter son potentiel et optimiser ses performances du mieux possible.
- Parce que sans cet outil, il est impossible d'avoir une vision claire et objective de votre entreprise.
L'informatique vous fait gagner de l'argent.
En vous permettant de visualiser vos points forts et vos points faibles en temps réel, vous pouvez piloter votre entreprise au plus près de ses besoins et de sa réalité pour : fidéliser, optimiser, recruter.
L'informatique vous fait gagner du temps.
En vous informant en temps réel sur votre situation et ce qu'il faut corriger, vous pouvez réagir immédiatement.
L'informatique CC vous protège.
En protégeant votre fichier clients (1) d'un collaborateur malveillant qui pourrait détourner vos clients à son profit.
(1) Une fois la fiche enregistrée, l'accès aux coordonnées personnelles des clients n'est plus accessible aux collaborateurs.
En quoi le logiciel Communauté Coiffure est-il différent des autres ?
Pour tout ce que nous venons de voir. Parce qu'il a été développé par des coiffeurs indépendants, il répond à nos attentes, nos contraintes et à nos besoins réels.
Parce qu'il est capable de détecter seul les points faibles et de vous guider sur les solutions, vous pouvez vous consacrer à votre cœur de métier : coiffer.
Parce que notre système est le seul à avoir été conçu pour être capable de comprendre et de s'adapter tout seul à votre entreprise. Les informations qu'il vous donne correspondent à la réalité de votre salon.
Un système à votre service, et pas le contraire.